คู่มือการวางแผนปรับปรุงออฟฟิศ

แม้ COVID-19 กำลังจะหายไป แต่วิถีชีวิตของผู้คนก็ไม่หวนกลับไปเหมือนเดิมอีกแล้ว เพราะ COVID-19 ได้ปรับเปลี่ยนวิถีชีวิตของทุกคน ทุกเพศ ทุกวัย ไปสู่วิถีใหม่ หรือ New normal ที่ผู้คนต่างๆปรับตัวไปกันเรียบร้อยแล้ว หลายองค์กรต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ ในหลายด้าน เช่น การเพิ่มอัตราการลาออกของพนักงาน ไลฟ์สไตล์ของพนักงานที่เปลี่ยนไป ความต้องการของพนักงานเจนเนอเรชั่นใหม่ ตลอดจนกระบวนการทำงานที่เปลี่ยนไป ฯล และที่สำคัญคือองค์กรจะต้องปรับปรุงออฟฟิศให้สอดรับกับวิถีใหม่ของพนักงานได้อย่างไร? อีกทั้งการปรับปรุงออฟฟิศก็ไม่ใช่เรื่องที่ทำกันได้เองเหมือนงานประจำ จึงมีคำถามในใจตั้งแต่ จะเริ่มต้นกันที่ตรงใหน? และจะวางแผนกันย่างไรดี? คู่มือการวางแผนปรับปรุงออฟฟิศ เล่มนี้จึงแนวทางเบื้องต้นสำหรับหน่วยงานที่ต้องการวางแผนปรับปรุงออฟฟิศ ด้วยขั้นตอนที่เรียบง่าย 4 ขั้นตอน ดังนี้

1. ขั้นตอนการวางแผนปรับปรุงออฟฟิศ

เริ่มด้วยการสำรวจรวจความต้องการและความคาดหวังของพนักงาน โดยผู้เชียวชาญในการสำรวจออกแบบ หลายองค์กรแค่เริ่มต้นก็ก็ผิดพลาด เช่น การเริ่มด้วยภารกิจในปัจจุบันและภารกิจในอนคตขององค์กรอย่างเดียว ลืมความต้องการด้านวิถีชีวิตและไลฟ์สไตล์ ของบุคลากรในแต่ละเจนเนอร์เรชั่นขององค์กรไป หลายองค์กรเริ่มจากการจัดตั้งคณะกรรมการจากภายในองค์กรอย่างเดียว มันฟังดูนี้นะ แต่หารู้ไม่ว่า… มันไม่ใช่งานประจำที่ทุกคนในองค์กรมีความชำนาญ จึงเป็นต้นเหตุแห่งความผิดพลาด ล่าช้า จบไม่ลง ฯล และเหล่านี่คือสาเหตุต่างๆ ที่ก่อให้เกิดผิดพลาดตั้งแต่การเริ่มวางแผนกันเลยที่เดียว ทั้งนี้การปรับปรุงออฟฟิศ ไม่ได้มีแค่มิติของงบประมาณ เวลา คุณภาพ แต่มีความหลากหลายและความซับซ้อนอื่นๆอีกมาก เช่น

• การเปลี่ยนไปของวิถีชีวิตของแต่ละเจนเนอเรชั่นที่แตกต่างกัน
• กระบวนการ และวิธีการ การประสานงาน ทำงานเปลี่ยนไป
• เทคโนโลยีอุปกรณ์สำนักงานและการสื่อสาร การร่วมกันทำงาน ที่เปลี่ยนไป
• มาตรฐานการอยู่อาศัยและคุณภาพชีวิต ในสถานที่ทำงานที่เปลี่ยนไป
  

  2.ขั้นตอนของการออกแบบปรับปรุงออฟฟิศ

  ด้วยการคัดเลือกมืออาชีพที่มีความรู้และประสบการณ์ ตลอดจนมีผลงานทั้งด้านฟอร์มและฟังชั่น ของงานตกแต่งภายในที่ตรงตามความต้องการขององค์กร เข้ามาดำเนินการถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ หลายองค์กรอาจขาดความเข้าใจในขั้นตอนนี้ เช่น เลือกผู้รับเหมามาเป็นผู้ออกแบบ เลือกคนขายสินค้ามาเป็นคนก่อสร้าง เพราะเห็นว่าการเป็น One stop shopping ทั้งสะดวก รวดเร็ว และประหยัด ซึ่งฟังแล้วดูดี แต่หารู้ไม่ว่า…..เหล่านี้คือสาเหตุในความผิดพลาดในอันดับถัดมา เพราะสุดท้าย ก็จะต้องปรับกันไปแก้กันมาระหว่างก่อสร้างปรับปรุง งบประมาณบานปลาย คุมเวลาไม่ได้ ผลงานออกมาไม่คุ้มกับงบประมาณที่ลงทุนไป ฯล และที่เลวร้ายสุดคือ กลับไม่ได้ออฟฟิศที่ถูกจริตและวิถีชีวิตของพนักงานขององค์กร

  3.ขั้นตอนการก่อสร้างปรับปรุงออฟฟิศ

  การกำหนดขอบเขตุและปริมาณของงานที่ชัดเจนนั้น ย่อมได้จากแบบรูปแบบรายการของผู้ออกแบบที่มีประสบการณ์ และคือจุดเริ่มต้นที่สามารถคัดเลือกผู้รับเหมาตกแต่งออฟฟิศที่มีประวัติผลงาน ที่ตรงกับงานที่ต้องการ อีกทั้งยังสามารถควบคุมต้นทุน และเวลาในการก่อสร้างได้อย่างเป็นรูปธรรม เพราะเกิดจากแบบรูป ราคา เอกสารประกอบแบบ ตลอดจนขั้นตอนการทำงาน ความลงตัวกับเฟอร์นิเจอร์และระบบวิศวกรรมต่างๆ เช่น ไฟฟ้า ประปา สื่อสาร สุขาภิบาล และระบบโสตทัศนูปกรณ์ ระบบอะคูสติกของห้องประชุม ที่ถูกต้องได้มาตรฐาน ตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งาน เป็นต้น

  4.ขั้นตอนการตรวจรับมอบงานปรับปรุงออฟฟิศ

  คือความสำคัญในตอนสุดท้าย เพราะการจ้างตกแต่งออฟฟิศ จะต้องกำหนดขั้นตอนกระบวนการทำงานที่ชัดเจน โดยจะต้องมีการตรวจสอบคุณภาพและปริมาณของงานในแต่ละขั้นตอนของงาน ตลอดจนการตรวจรับงวดงานและการเงินค่าจ้างตามที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้าง เหล่านี้มืออาชีพเฉพาะด้านจะช่วยให้องค์กรลดความผิดพลาดในการทำงานได้ ที่สำคัญการตรวจรับงวดงานงวดสุดท้าย คณะกรรมการตรวจรับการจ้างต้องเตรียมการอย่างละเอียดรอบคอบ เช่น การทดสอบระบบต่างๆ การจัดทำคู่มือการใช้งานและการบำรุงรักษา การฝึกอบรมการใช้งานแก่พนักงาน การจัดทำแบบก่อสร้างสุดท้าย(As-built) และการรบรวมคู่มือ การรับประกันของระบบและอุปกรณ์ต่างๆ ที่ส่งมอบ ตลอดจนเงื่อนไขในการให้บริการหลังการขาย และการรับประกันของผู้รับจ้าง เป็นต้น

สรุป: การปรับปรุงออฟฟิศให้สอดคล้องกับวิถีชีวิตของพนักงานและเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป คือปัจจัยสำคัญอีกปะการหนึ่งในการปรับองค์กรให้ก้าวทันยุคหลัง COVID-19 ซึ่งองค์สามารถลดความผิดพลาดในการดำเนินการได้จากการวางแผนปรับปรุงออฟฟิศที่ละเอียดรอบคอบครบถ้วน